حذف دفاتر مدیران
هزینه‌ها در برابر منافع
معماری سنتی شرکت‌ها به این صورت است که دفاتر مدیران ارشد در بالاترین طبقه قرار می‌گیرد که به سوئیت مدیران (C-Suite) مشهور است. مدیرعامل (CEO) در دفتر واقع در گوشه طبقه کار می‌کند که بزرگ‌ترین پنجره‌ها و بهترین چشم‌انداز را دارد. وقتی کارکنان زیردستی به این طبقه احضار می‌شوند لرزه بر تنشان می‌افتد.
برخی روسای ساختارشکن از این سنت پیروی نمی‌کنند. رید هاستینگز (Reed Hastings) از شرکت نت‌فلیکس هیچ دفتر کاری ندارد و مرتب از یک میز به میز کار دیگر می‌رود. اکنون بنگاه‌های دیگر از این روش تقلید می‌کنند. به عنوان مثال، مدیران ارشد ادارات لندن بانک بزرگ HSBC دیگر در طبقه 42 برج اسکله قناری این بانک مستقر نیستند. در عوض، اتاق‌های جلسات به آن طبقه انتقال یافته‌اند و مدیران ارشد باید به نوبت در میزهای کار مختلف بنشینند.
می‌توان توجیهی منطقی برای این تغییر روش ارائه کرد. چنین استدلال می‌شود که اگر کارکنان عادی در ادارات دارای نقشه باز چپانده شوند و مدیران در دفاتر مجلل با چشم‌انداز پانورامایی بنشینند اخلاقیات آسیب می‌بیند. وقتی مقامات ارشد در کنار اعضای تیم‌شان بنشینند بهتر از چگونگی پیشرفت پروژه‌ها آگاه می‌شوند و احساس کارکنان را درک می‌کنند. از دیدگاه نظری، اگر مدیران بیشتر در دسترس باشند کارکنان در زمان بروز مشکلات راحت‌تر به آنها مراجعه می‌کنند.
اما رفت‌و‌آمد مکرر مدیران و حضور همیشگی آنان نیز می‌تواند به اخلاقیات آسیب بزند. یکی از لذت‌های زندگی اداری داشتن آزادی شوخی کردن با همکاران است که شامل غیبت کردن از مدیران نیز می‌شود. وقتی مدیر حاضر باشد کارکنان مجبور می‌شوند حتی لحن اظهارنظراتشان را محدود و محتاط سازند. آنها مجبورند همیشه جدی باشند مبادا کیفیت تعهد کاری آنها زیر سوال برود. به هر حال ممکن است مدیر همان لحظه پشت سرشان باشد.
همچنین نمی‌توان تصور کرد که مدیران هر روز صبح در جست‌وجوی مکانی برای نشستن باشند. به هر حال برخی میزها پرطرفدارتر خواهند بود. وقتی مدیر ارشد مالی یک روز صبح میزی را انتخاب کند در روزهای بعد کارکنان زیردست از آن مکان خاص دوری می‌کنند. در مقابل، هرکسی که از نزدیک با یک مدیر خاص کار می‌کند وسوسه می‌شود میزی نزدیک میز او انتخاب کند. در این حالت خطر سندروم «حوله بر روی تخت ساحلی» پدیدار می‌شود که در آن کارکنان با یکدیگر رقابت می‌کنند تا میزی نزدیک به (یا دورتر از) میز رئیس داشته باشند.
ممکن است مدیر برای مدت‌های طولانی از اداره دارای طرح باز دور باشد. هر جلسه محرمانه از قبیل جلسات طرح کاری آینده یا بازبینی در فعالیت‌ها باید به شکل خصوصی برگزار شود. بنابراین در نهایت، اتاق‌های جلساتی که HSBC در طبقه مدیران می‌سازد همیشه رزرو و اشغال هستند.
عدم ثبات مدیران در یک مکان مشکلات دیگری نیز دارد. هرکسی که در ادارات دارای طرح باز کار کرده است می‌داند که گاهی اوقات همهمه و هیاهوی دیگران مانع از آن می‌شود که فرد بر کارش تمرکز کند. افراد تیم به‌طور دائم به سراغ مدیران می‌روند تا از آنها سوال بپرسند یا بخواهند مشکلی را حل کنند. بسیاری از افراد به هدفون پناه می‌برند تا سروصدای بیرون را نشنوند یا به دیگران علامت دهند که مزاحم‌شان نشوند. اما اگر مدیران چنین کاری انجام دهند این‌گونه به نظر می‌رسد که از کارکنان جدا شده‌اند.
مطالعات مرتبط با ادارات دارای طرح باز نشان می‌دهند که این طرح آن‌گونه که باید، روحیه همکاری مورد انتظار را ایجاد نمی‌کند. یکی از مطالعات به این نتیجه رسید که وقتی بنگاه‌ها به ادارات دارای طرح باز روی می‌آورند تعاملات رودررو تا 70 درصد کمتر می‌شود. درست همانند حیوانی که در یک فضای باز بدون پوشش گیر افتاده باشد، اکثر افراد دوست ندارند به‌طور مداوم تحت نظر باشند. وقتی یک مانع فیزیکی وجود نداشته باشد آنها تمایل خود به تنها ماندن را با حالت چهره یا پاسخ‌های بسیار کوتاه به پرسش‌ها ابراز می‌کنند.
نیاز به گفت‌وگو معمولاً در میان اعضای یک تیم دیده می‌شود بنابراین استفاده از نظام جابه‌جایی میز کار با هدف ترکیب تیم‌های مختلف و با امید ایجاد همکاری بیشتر بین آنها موثر نخواهد بود. ممکن است افراد نیازی به گفت‌وگو با میز کناری نداشته باشند و در این حالت برای برقراری ارتباط با دیگر اعضای گروه از پیام‌های الکترونیکی استفاده می‌کنند.
در عمل، مهم‌ترین مزیت طرح‌های باز برای شرکت‌ها آن است که با گنجاندن تعداد بیشتری از کارکنان در یک فضای اداری در هزینه‌ها صرفه‌جویی می‌شود. همین امر باعث می‌شود برخی شرکت‌ها از دورکاری کارکنان استقبال کنند. بانک HSBC به تازگی اعلام کرد که بیش از 1200 کارمند به ویژه کارکنان مراکز تماس به‌طور دائم دورکاری خواهند کرد. در واقع، پروژه تغییر کاربری طبقه مدیران بانک نیز بخشی از برنامه کاهش 40درصدی هزینه‌های اداره مرکزی است. آن‌گونه که نوئل کوین مدیرعامل بانک به نشریه فایننشال‌تایمز می‌گوید دفاتر مدیران نیمی از سال خالی بودند چون مدیران به سفر می‌رفتند. اغلب به خبرنگاران و گزارشگران گفته می‌شود که بهترین راه برای درک واقعیت امور آن است که «مسیر حرکت پول را دنبال کنند».
منبع: اکونومیست
