بحران ناکارآمدی
ناآگاهی مدیران چه بر سر شرکت‌ها می‌آورد؟
مدیریت در دنیای امروز امری بسیار حیاتی در حوزه کسب‌وکارها محسوب می‌شود. یک مدیر کارآمد باید علاوه بر ویژگی‌های رهبری کسب‌وکار و تعامل بالا، دانش‌هایی در زمینه‌های مختلف داشته باشد به ویژه اگر در یک منصب دولتی قرار می‌گیرد. با توجه به مقالات مدیریتی مختلف سه عنصر وجود دارد که هر فردی که در یک نقش مدیریت دولتی کار می‌کند باید از آنها آگاه باشد. اول اینکه چگونه ارزش ایجاد کند. دوم اینکه چگونه یک تیم پایدار و قوی بسازد. و سومین مورد نحوه تجزیه و تحلیل امور مالی سازمان است. مورد سوم به ویژه با توجه به ناآگاهی بسیاری از مدیران دولتی در کشور نسبت به مسائل مالی از اهمیت بالایی برخوردار است.
توانایی مدیریت موثر امور مالی یک مهارت حیاتی در کار در بخش دولتی است. انجام این کار مدیر و تیمش را از دردسر دور نگه می‌دارد و آنها را قادر به انجام وظایف ضروری می‌کند. درک مدیریت مالی به معنای درک موارد زیر است.
نتیجه به‌دست‌آمده از پژوهش‌های مختلف حاکی از فایده فراوان ترویج فرهنگ سواد مالی بین مدیران بنگاه‌های کوچک و متوسط است. بدین معنی که ارتقای سواد مالی مدیران بنگاه‌های کوچک و متوسط می‌تواند به ارتقای نتایج عملکرد مالی این دسته از فعالان اقتصادی منجر شود.
تکنیک‌های مالی به‌روز
هر مدیری باید دانش مورد نیاز را برای اینکه کارکنانش از نظر مالی کارآمد، مطمئن و مطلع باشند، داشته باشد. خوشبختانه، با پیشرفت تکنولوژی، مدیریت امور مالی کسب‌وکار بسیار آسان‌تر شده است. امروزه نرم‌افزارهای اتوماسیون و حسابداری بیشتر کارهای سنگین را برای شرکت‌ها انجام می‌دهند. آنها می‌توانند به سرعت امور مالی خود را تجزیه و تحلیل کرده و به موفقیت کسب‌وکار کمک کنند. موضوعی که نیاز به آموزش مالی بسیار کمی دارد. یک مدیر باید اصطلاحات مالی مورد استفاده را بداند و با انواع اسناد مالی تولیدشده برای تجزیه و تحلیل آشنا باشد.
کاری که مدیران آگاه مالی می‌توانند متفاوت انجام دهند
ترکیبی از تکنولوژی و سطح معقولی از درک مباحث مالی، یک مدیر را در مسیر ایجاد بودجه دقیق و موثر قرار می‌دهد. همچنین می‌توانید منابع را به‌طور موثر تخصیص دهید. درک بهترین راه‌ها برای مدیریت امور مالی به مدیر یک شرکت یک مزیت استراتژیک می‌دهد. اگر یک مدیر اطلاعات مالی را به صورت عملی تجزیه و تحلیل و اعمال کند، می‌تواند تاثیر تصمیمات سیاستی را ارزیابی کرده از گزارش‌های خارجی حمایت و با اطمینان تصمیم‌گیری کند.
در سرتاسر دنیای تجارت، معمولاً مدیرانی که متخصص امور مالی نیستند، فکر می‌کنند مهارت‌های مالی در مورد آنها صدق نمی‌کند. با این حال، هر تصمیمی که یک مدیر می‌گیرد، پیامدهای مالی برای یک سازمان دارد. بدون آن درک و تسلط بر مهارت‌های مالی اساسی، مدیر ممکن است تصمیماتی را به ضرر شرکت اتخاذ کند.
اصل پیتر
شرکت‌های کوچک، سازمان‌های بزرگ، ادارات، جایگاه‌های سیاسی و مراکز آموزشی، با انبوهی از افرادی پر شده که به نظر می‌رسد مناسب جایگاهشان نیستند. مدیران بی‌کفایت، در سراسر جهان، جایگاه‌های مهم و کلیدی را اشغال کرده‌اند. در حدی که رابرت ساتن (Robert Sutton) استاد دانشگاه استنفورد از پدرش نقل می‌کند: «من فکر می‌کنم کسی به این مدیران دولتی گفته که هر چقدر بیشتر پول مردم را بسوزانید، حقوق بهتری به شما خواهیم داد.»
اما چرا چنین اتفاقی می‌افتد؟ آیا قرار گرفتن افراد ناشایست و مدیران بی‌کفایت در مقام‌های مهم اتفاقی است؟
اصل پیتر (Peter’s Principle) می‌گوید که این اتفاقی نیست و ذات ساختار و سلسله‌مراتب چنان است که از بی‌کفایتی حمایت می‌کند. پیتر این موضوع را در کتاب قانون پیتر (The Peter Principle) به‌طور خاص برای توضیح ناکارآمدی سازمان‌های بوروکراتیک دولتی مطرح کرده است.
اما جالب اینجاست که اصل پیتر امروز به تجربه مشترک بسیاری از مدیران، چه در بخش دولتی و چه خصوصی، چه سازمان‌های بزرگ و چه کسب‌وکارهای کوچک، تبدیل شده است: «اکثر انسان‌ها زمانی از موقعیت شغلی خود راضی هستند که معتقد باشند در حد مشخصی از بی‌کفایتی هستند و به‌محض احساس کفایت، از موقعیت فعلی ناراضی خواهند بود.»
قانون پیتر به زبان ساده
در محیط‌های سازمانی، و به‌طور کلی در همه ساختارهای سلسله‌مراتبی، برای ارتقای انسان‌ها به یک جایگاه بالاتر، به جای اینکه به توانمندی‌ها و شایستگی‌های مورد نیاز در جایگاه جدید نگاه کنند، به توانمندی‌ها و دستاوردهای آنها در جایگاه قبلی توجه می‌کنند.
به عنوان مثال، چون فردی جراح خوبی در یک بیمارستان بوده، برای جایگاه مدیریت بیمارستان هم او را گزینه مناسبی می‌بینند. یا چون یک نفر سابقه خوبی در فروشندگی دارد، او را مناسب‌ترین فرد برای سرپرستی فروش هم در نظر می‌گیرند.
معاون وزیر هم اگر در یک وزارتخانه بسیار موفق و کارساز باشد، به نامزدی مناسب برای وزارت تبدیل می‌شود.
با این منطق، همه انسان‌ها به تدریج در سلسله‌مراتب به سمت بالا می‌روند، تا به نقطه‌ای برسند که برای کار فعلی‌شان شایسته نباشند. فقط در این وضعیت ناشایستگی است که دیگر نه سازمان او را بالا می‌برد و نه خودش انتظار ارتقا دارد. بنابراین به هر سازمانی به اندازه کافی فرصت دهید، همه جایگاه‌های سازمانی را با افراد ناشایسته پر خواهد کرد.
لارنس پیتر که بود؟
لارنس پیتر (Laurence J. Peter) نویسنده کانادایی است که در قرن بیستم زندگی می‌کرده است. او پس از پایان جنگ جهانی اول، یعنی سال ۱۹۱۹، به دنیا آمد و تقریباً تا نزدیکی فروپاشی اتحاد جماهیر شوروی، یعنی سال ۱۹۹۰، زندگی کرد. پیتر چند سالی به تدریس در مدارس اشتغال داشت و بعداً در رشته علوم تربیتی تحصیل کرد و این رشته را تا مقطع دکترا ادامه داد. او درجه دکترای خود را در سال ۱۹۶۳ دریافت کرد و پس از آن به تدریس در دانشگاه مشغول شد اما چندان شناخته‌شده نبود؛ یک استاد معمولی در میان سایر استادان. چیزی که باعث شهرت پیتر شد، کتاب اصل پیتر بود که در سال ۱۹۶۹ منتشر کرد و پس از آن، تقریباً تمام جهان او را شناختند. در حدی که 40 سال بعد از انتشار کتاب (و نزدیک دو دهه پس از مرگ پیتر) برای تجدید چاپ کتاب او، رابرت ساتن (استاد مطرح و صاحب‌نام دانشگاه استنفورد) پیش‌گفتار نوشت و آن را به عنوان «اثری ارزشمند که هنوز هم زنده است» تحسین کرد.
مهارت‌های مدیریتی
همه مدیران برای اینکه از نظر فردی موفق شده و همزمان سازمان را به موفقیت برسانند باید مهارت‌های مدیریت پول و دانش مالی قوی در مورد مواردی مانند بودجه‌بندی، سرمایه‌گذاری و مدیریت مالی شخصی داشته باشند. آنچه یاد می‌گیرند ممکن است برای ماندن در نقش فعلی آنها ضروری نباشد، اما می‌تواند در پیشرفت به نقش بعدی و جایگاه بالاتر مفید باشد. در اینجا چند نکته وجود دارد که می‌تواند به هر مدیری کمک کند تا توانایی مالی خود را بهبود بخشد.
1- آموختن مدیریت مالی: اولین و بهترین سرمایه‌گذاری که یک مدیر می‌تواند انجام دهد یادگیری در مورد امور مالی است. با مفاهیم و اصطلاحات کلیدی مالی آشنا شوید، دوره‌ای در مورد مدیریت مالی بگذرانید، مقالات یا کتاب‌های نوشته‌شده به‌وسیله کارشناسان مالی را بخوانید و با متخصصان مالی ارتباط برقرار کنید. مهم‌تر از همه، از هر گونه منابع مدیریت مالی -دوره‌ها، سمینارها و ابزارهای یادگیری- که ممکن است سازمان شما ارائه دهد، استفاده کنید.
2- مدیریت امور شخصی: توانایی اداره امور مالی شخصی می‌تواند یک مهارت بسیار ارزشمند برای مدیران باشد. دانستن چگونگی تعیین اهداف مالی شخصی، ایجاد و مدیریت بودجه، نظارت بر سرمایه‌گذاری، رسیدگی مسوولانه به کارت‌های اعتباری و بدهی‌ها و حفظ ترازنامه، همگی روش‌های خوبی برای تبدیل شدن به یک رهبر با ذکاوت مالی در تجارت هستند. مدیریت مالی شخصی نیز مهارت‌های حل مساله را به خوبی آموزش می‌دهد.
3- درک امور مالی شرکت: برای تعیین اهداف مناسب و اتخاذ تصمیمات مالی خوب برای بخش و شرکت خود، درک رفاه مالی شرکت مهم است. اگر قبلاً به این اطلاعات دسترسی ندارید، از تیم رهبری ارشد بپرسید که آیا می‌توانند ترازنامه یا الگوی مالی را با شما به اشتراک بگذارند. برخی از شرکت‌ها فقط این اطلاعات را با مدیران اجرایی و متخصصان مالی به اشتراک می‌گذارند، اما امروزه شرکت‌های بیشتری اهمیت شفافیت را درک می‌کنند. مدیرانی که می‌دانند چگونه گزارش‌های مالی را بخوانند، زمان آسان‌تری برای تجزیه و تحلیل آنها برای بینش‌های کلیدی و استفاده از اطلاعات برای تصمیم‌گیری مالی بهتر خواهند داشت.
4- تعیین اهداف مالی: اهداف مالی به عنوان یک راهنما برای عملیات مالی تیم شما عمل می‌کند. ممکن است بخواهید درآمد را افزایش دهید، بدهی‌ها را مدیریت کنید، هزینه‌ها را کاهش دهید، مشتریان بیشتری به دست آورید، برای آینده سرمایه‌گذاری کنید یا ترکیبی از این موارد. اگر هدف افزایش درآمد با جذب مشتریان بیشتر است، ممکن است بخواهید بودجه بیشتری را به بازاریابی اختصاص دهید. اگر هدف کاهش هزینه‌هاست، ممکن است هزینه‌های غیرضروری را کاهش دهید. تعیین اهداف گام مهمی در تدوین یک برنامه مالی یا بودجه است. همچنین این یک مهارت مدیریتی است که می‌توانید آن را یاد بگیرید و در طول زمان آن را تقویت کنید. یادگیری یک مهارت جدید همیشه یک سرمایه‌گذاری ارزشمند برای خودتان است.
5- تدوین بودجه: مدیران باید درک قوی از نحوه تهیه بودجه متناسب با استراتژی‌ها و اهداف مالی بخش و سازمان داشته باشند. اولین قدم جمع‌آوری صورت‌های مالی، رسیدها، صورتحساب‌ها و سایر سوابق و تجزیه و تحلیل میزان ورود پول در مقابل خروج است. تهیه بودجه به مدیران این فرصت را می‌دهد تا ببینند بخش پول را کجا خرج می‌کند و ببینند که آیا می‌توانند به‌طور کارآمدتر و موثرتر از بودجه استفاده کنند. این طرح مالی باید شامل برآوردهای واقع‌بینانه از هزینه‌ها با در نظر گرفتن مواردی مانند هزینه‌های گذشته، تعداد کارکنان، هزینه هر کارمند و جریان نقدی باشد. برای افزودن این قابلیت به کارنامه خود، نیازی نیست که یک تحلیلگر مالی با مدرک حسابداری باشید. داشتن توانایی استفاده از اکسل یا نرم‌افزار بودجه‌بندی یک مهارت مالی اساسی است که برای هر مدیری بسیار مهم است.
6- مدیریت بودجه: پس از ایجاد بودجه نوبت به مدیریت آن می‌رسد. حتی مهم‌تر از ایجاد یک برنامه مالی، یادگیری نحوه مدیریت آن است. مدیران باید درآمد و هزینه‌های پولی و همچنین هرگونه تغییر از هزینه برآوردشده را پیگیری کنند. به عنوان مثال، شما 100 هزار دلار برای بازاریابی در سه‌ماه اول تخمین زده‌اید اما 120 هزار دلار هزینه کرده‌اید. ابتدا باید رمزگشایی کنید که آیا این یک‌بار اتفاق افتاده یا یک تغییر طولانی‌مدت است. اگر هزینه بازاریابی همچنان بیشتر از حد انتظار است، یا باید بودجه را تنظیم کنید -از طریق کاهش بازاریابی یا جای دیگری- یا استراتژی بازاریابی را مجدداً تنظیم کنید تا آن را با مقدار تخصیص یافته مطابقت دهید. این کار نیازی به انجام روزانه ندارد، اما بررسی ماهانه یا سه‌ماهه به شما کمک می‌کند در مسیر خود بمانید و به اهداف خود برسید.
7- دفاع از تیم: دانش قدرت است و زمانی که به اندازه کافی در مورد عملیات مالی و اهداف شرکت خود بدانید، می‌توانید بر رفاه مالی آن تاثیر بگذارید، فرآیندها را بهبود بخشید و از نیازهای بخش خود دفاع کنید. به بسیاری از مدیران در ابتدای سال مالی بودجه داده می‌شود تا پیشنهادی برای وجوه ارائه کنند. اگر بتوانید دقیقاً به چه میزان و چرا نیاز دارید ارتباط برقرار کنید، می‌توانید شانس خود را برای دریافت آن افزایش دهید.
8- بهبود رهبری و مهارت‌های ارتباطی: داشتن مهارت‌های رهبری و ارتباطی خوب به مدیران کمک می‌کند تا کارکنان خود را درک کرده و آنها را توانمند کنند. همچنین این ویژگی به آنها اجازه می‌دهد اطلاعات مهمی را جمع‌آوری کنند که بر امور مالی تاثیر می‌گذارد. این مهارت‌ها همچنین به شما کمک می‌کند تا اهداف خود را با اهداف شرکت و سایر بخش‌ها هماهنگ کنید. مدیرانی با مهارت‌های رهبری و ارتباطی خوب، تیم خود را درگیر می‌کنند و انگیزه می‌دهند و بهتر می‌توانند بر تغییر تاثیر بگذارند.
مهارت‌های مالی برای همه مدیران مهم است، از رهبران اعضای اولیه تیم گرفته تا کهنه‌سربازان کارکشته برای نقش‌های اجرایی. این مجموعه مهارت‌ها به شما قدرت می‌دهد تا به سلامت مالی و رشد سازمان خود کمک بیشتری کنید. این همچنین به شما مزیت رقابتی از چشم‌انداز شغلی بیشتر را می‌دهد و شانس ارتقای شما را افزایش می‌دهد.
