سبک هیاتمنصفه
چگونگی مدیریت بهتر جلسات
جلسات در مقایسه با هر فعالیت دیگر شرکتی زمان بیشتری می‌گیرند و اخلاقیات را تحت تاثیر قرار می‌دهند. تا قبل از همه‌گیری مدیران به‌طور میانگین 23 ساعت در هفته را برای جلسات صرف می‌کردند. از آن زمان به بعد موانع فراخوان افراد برای گردهمایی کمتر شده‌اند. اکنون که برنامه‌ها و تقویم‌ها به‌طور مرتب به اشتراک گذاشته می‌شود هرگونه فضای خالی در آنها به معنای دعوت به جلسه است؛ درست همان‌گونه که ظرف غذای پیک‌نیک زنبورها را به سوی خود می‌کشاند.
نظریه‌های مرتبط با چگونگی برگزاری بهتر جلسات فراوان هستند. به عنوان مثال توصیه می‌شود افراد در زمان صحبت سرپا بایستند تا نتوانند زیاد حرف بزنند. یا یادداشتی درباره موضوع توزیع شود تا همه در ابتدای جلسه آن را آهسته بخوانند یا توپی را در جلسه به سوی هم پرتاب کنند تا مشخص شود نوبت چه کسی است تا وراجان نتوانند جلسه را در دست گیرند. مهم‌ترین توصیه آن است که از همان ابتدا زمانی را برای خنده و شوخی اختصاص دهید.
اما یک سبک جلسه وجود دارد که قطعاً به تصمیمات خوب می‌رسد و احترام عمومی را به همراه دارد. چنین جلسه‌ای در هیاتمنصفه دیده می‌شود. در واقع هر سبکی که با گذشت 800 سال هنوز مردم آن را قبول داشته باشند شایسته توجه است. این سبک، اگرنه در جزئیات، اما در شکل کلی خود پنج درس را به برگزارکنندگان و شرکت‌کنندگان در جلسات می‌آموزد.
اول، هدف آن مشخص است. «چرا ما اینجا هستیم؟»، پرسشی است که افراد نه‌تنها در اعماق وجود خویش بلکه در جریان اکثر تماس‌های زوم (Zoom) از خود می‌پرسند. هیچ‌کدام از اعضای هیاتمنصفه درباره دلیل حضور، ماهیت وظیفه یا نیاز به مشارکت چند نفر در آن وظیفه تردیدی ندارند. این سطح از درک مشترک را می‌توان در دیگر محیط‌ها به‌کار برد.
دوم، اندازه آن مناسب است. الگوی 12 نفر به انگلستان قرن 12 و پادشاهی هنری دوم بازمی‌گردد. در آن زمان دادگاه‌های موقتی که محکمه نامیده می‌شدند با حضور 12 نفر مرد درباره مناقشات مربوط به زمین‌ها داوری می‌کردند. این روش از همان زمان شکل خود را حفظ کرد و دلیل آن هم قابل قبول است. تعداد بیشتر افراد فقط مقدار سروصدا را بالا می‌برد و ارزشی به جلسه نمی‌افزاید. تعداد کمتر به معنای تنوع کمتر دیدگاه‌ها خواهد بود. جف بزوس مزیت محدود کردن حاضران در جلسه را می‌دانست و در آمازون قاعده دو عدد پیتزا را اعمال می‌کرد تا تعداد را محدود سازد. قاعده یک هیاتمنصفه می‌تواند همین نقش را ایفا کند.
درس سوم به دستور جلسه مربوط می‌شود. اعضای هیاتمنصفه یک سوال بسیار مهم را باید بررسی کنند و انتخاب‌های محدودی دارند. این شفافیت افراد را بر موضوع متمرکز می‌کند. هیچ‌کدام از اعضا نمی‌گویند که نظام قضایی چگونه باید باشد. همچنین، با وجود اینکه صاحب‌نظران اعتقاد دارند باید جلسات را کوتاه نگه داشت در این روش زمان یک محدودیت تلقی نمی‌شود. اعضای هیاتمنصفه تا زمان اتخاذ تصمیم جلسه را ترک نمی‌کنند. آنها باید موضوع را به سرانجام برسانند.
درس چهارم درباره خود اعضاست. اعضای هیاتمنصفه کمتر از حاضران عادی یک جلسه تحت تاثیر افکار جمع قرار می‌گیرند. این اعضا از میان دامنه‌ای بزرگ با تنوع فراوان انتخاب می‌شوند و هرکس که از قبل تصمیم گرفته باشد از گروه حذف می‌شود. قطعاً شرکت‌ها نمی‌توانند گروهی از غریبه‌ها را گردهم آورند تا برایشان تصمیم‌گیری کنند اما آنها می‌توانند آگاهانه تلاش کنند چهره‌های ناآشنا را به جلسه بیاورند و چشم‌اندازهای متفاوت را بشناسند. و درست همان‌گونه که رئیس جلسه هیاتمنصفه به خاطر سمت خود انتخاب نمی‌شود لزومی ندارد که مدیر جلسه ارشدترین فرد اتاق باشد.
درس آخر به امنیت روانی یعنی تمایل افراد به اظهارنظر بازمی‌گردد. وقتی رئیس با اخم به شما نگاه می‌کند نمی‌توانید به راحتی اظهارنظر کنید اما ساختار هیات‌منصفه‌ای این مشکل را برطرف می‌سازد. محاکمه‌ها به‌گونه‌ای طراحی می‌شوند که شواهد زیادی را سبک و سنگین کنند و دیدگاه‌های مخالف هم بیان شوند. قبل از تصمیم‌گیری، هیاتمنصفه باید شرح‌های متفاوت از ماوقع را ارزیابی کند. بهترین بنگاه‌ها از این رویکرد تقلید و بحث‌ها را به گونه‌ای ساختاربندی می‌کنند که بتوان به درستی تمام استدلال‌ها را ارزیابی کرد. به عنوان مثال، در شرکت بزرگ سهام خصوصی بلک استون (Blackstone) تصمیمات سرمایه‌گذاری در جلساتی اتخاذ می‌شوند که به‌طور دقیق بر عوامل ریسک پیرامون یک قرارداد و همچنین عوامل جذاب‌کننده آن تمرکز می‌کنند.
با این حال در هیاتمنصفه هم ممکن است اشتباهاتی روی دهد. انتخاب افراد هیات‌مدیره می‌تواند به جای بهبود نتایج آنها را منحرف سازد. ممکن است شخصیت‌های سلطه‌جو شخصیت‌های ضعیف‌تر را کنار بزنند. البته مسلم است که شرکت‌ها با دادگاه‌ها یکسان نیستند. بسیاری از گردهمایی‌های شرکتی با هدف انتقال اطلاعات و فرهنگ‌سازی طراحی می‌شوند نه صدور یک حکم. متفق‌القول بودن روش خوبی برای اداره یک شرکت نیست. همچنین تصمیم‌گیری درباره سرنوشت یک شهروند بسیار مهم‌تر از یک تماس تجاری معمولی است.
اما اتخاذ روش هیات‌منصفه‌ای مانع کار نیست. اگر شما را احضار کردند می‌توانید هم وظیفه خودتان را انجام دهید و هم ببینید چه چیزهایی واقعاً کیفیت جلسه را بهبود می‌بخشند.
