از بازسازی خانه تا اکتشاف فضا
کارهای بزرگ چگونه انجام می‌شود؟
همه ما تجربه شروع یک پروژه جدید را داشته‌ایم. از بازسازی یک قسمت از خانه گرفته تا ساخت یک واحد مسکونی، یا پروژه ساخت یک محصول جدید در محل کار که ممکن است هزینه میلیاردی و تیمی چند ده‌نفره را درگیر خود کند.
وجه اشتراک پروژههای بزرگ
داده‌های آماری نشان می‌دهند وجه اشتراک این پروژه‌ها نه همیشه اما در اکثر موارد یک چیز است: بیشتر پروژههای بزرگ، چه با بودجه دولتی باشند و چه بازسازی خانه‌های کوچک با بودجه شخصی، معمولاً از بودجه فراتر می‌روند و تکمیل آن بیش از حد انتظار طول می‌کشد. پروژه کراس ریل لندن با پنج سال تاخیر و ده‌ها میلیارد دلار هزینه بیشتر از پیش‌بینی تحویل داده شد، یا اپراهاوس سیدنی 14 برابر پیش‌بینی‌ها هزینه داشت و ده برابر زمان برد؛ مثال‌های شبیه این، بسیار زیاد است. البته مثل همه موارد دیگر در جهان، همه پروژههای بزرگ نیز از این قانون پیروی نمی‌کنند.
برنامه آموزشی دانمارک
در اوایل دهه 1990، مقامات دانمارکی ایده‌ای برای کمک‌های بشردوستانه داشتند. دانمارک کشور کوچکی با جمعیتی کمتر از نیویورک، اما ثروتمند است و پول زیادی برای کمک‌های بشردوستانه خارجی هزینه می‌کند. یکی از مواردی که دولت این کشور برای سرمایه‌گذاری در آن در نقاط مختلف جهان تلاش می‌کرد آموزش بود. در همین راستا مقامات دانمارکی با همکارانی از سایر دولت‌ها گرد هم آمدند و موافقت کردند که سیستم مدرسه‌ای را برای نپال تامین کنند. تصمیم بر این شد که بیست هزار مدرسه و کلاس درس ساخته شود که بیشتر آنها در فقیرترین و دورافتاده‌ترین مناطق این کشور باشند. برنامه به این صورت بود که کار در سال 1992 آغاز و بیست سال برای آن زمان در نظر گرفته شود. تاریخچه کمک‌های خارجی در سراسر جهان مملو از آشفتگی و پروژههای نیمه‌تمامی است که تنها منابع مالی را به هدر داده‌اند و این پروژه هم به راحتی می‌توانست یکی دیگر از همین برنامه‌های ناتمام باشد. با این حال، این پروژه در سال 2004 یعنی هشت سال زودتر از برنامه به پایان رسید. در سال‌های بعد، سطح تحصیلات در سراسر کشور نپال افزایش یافت که فهرست بلندبالایی از پیامدهای مثبت را نیز به همراه خود داشت، به‌ویژه افزایش تعداد دختران در کلاس‌های درس. مدارس حتی جان انسان‌ها را نجات دادند: زمانی که زمین‌لرزه‌ای عظیم در سال 2015 نپال را لرزاند، تقریباً 9 هزار نفر جان خود را از دست دادند و بسیاری از مردم در ساختمان‌های فروریخته جان خود را از دست دادند. اما مدارس برای نخستین‌بار به‌گونه‌ای طراحی شده بودند که در برابر زلزله مقاوم باشند. هیچ‌کدام از این مدارس آسیبی ندیدند و نه‌تنها توانستند جان‌های بسیاری را نجات دهند که برای امدادرسانی هم کمک بسیاری به مردم کشور کردند. امروزه، بنیاد بیل و ملیندا گیتس از این پروژه به عنوان نمونه‌ای برای بهبود سلامت با افزایش ثبت نام در مدارس، به‌ویژه برای دختران، استفاده می‌کند.
چرا افراد شکست می‌خورند؟
اما چه چیزی افراد و پروژه‌هایی را که موفق می‌شوند از کسانی که شکست می‌خورند، جدا می‌کند؟ کتاب جدید بنت فلیوبیرگ، متخصص جغرافیای اقتصادی اهل دانمارک که در حال حاضر استاد دانشگاه آکسفورد در رشته مدیریت است و دن گاردنر، نویسنده پرفروش نیویورک‌تایمز، درباره همین موضوع است. آنها تلاش می‌کنند ضمن بررسی دلایل ایجاد این مشکل در پروژه‌ها در سراسر جهان و در همه مقیاس‌ها اسرار موفقیت‌آمیز برنامه‌ریزی و ارائه پروژههای بلندپروازانه را در هر مقیاسی فاش کنند. کتاب «چطور کارهای بزرگ انجام می‌شود: عوامل شگفت‌آور پشت هر پروژه موفق، از نوسازی خانه گرفته تا اکتشافات فضایی» را در سال 2023 انتشارات کرون کارنسی در حدود 300 صفحه به بازار کتاب ارائه کرد. در این کتاب، خواننده در مورد استراتژی‌ها و رویکردهای مورد استفاده افرادی که پروژههای بزرگ را با موفقیت انجام داده‌اند، می‌آموزد. در عین حال با بررسی دلایلی که چرا پروژههای دیگر اغلب با مشکل مواجه می‌شوند، یاد می‌گیریم که برای موفقیت بیشتر پروژه بعدی خود چه کاری باید انجام دهیم- یا انجام ندهیم.
قانون آهنین
در ابتدا نویسندگان درباره قانون آهنین پروژههای بزرگ صحبت می‌کنند. این قانون توضیح می‌دهد که تلاش‌های بزرگ و پیچیده مانند ساختن یک فرودگاه جدید یا یک خط راه‌آهن پرسرعت تقریباً همیشه بیش از بودجه، بیش از زمان‌بندی یا در هر دو جنبه بیشتر از پیش‌بینی طول خواهد کشید. به نظر می‌رسد که تنها 5 /8 درصد از 16 هزار پروژه مورد مطالعه از طریق نویسندگان، هم در بخش هزینه و هم زمان به اهداف خود رسیده است. این یک آمار تکان‌دهنده است. اما چرا این‌طور است؟ زیرا پروژههای بزرگ بر سیستم‌های پیچیده‌ای تکیه می‌کنند که پیش‌بینی و کنترل آنها ذاتاً دشوار است. رویدادهای پیش‌بینی‌نشده، تغییر در نیازمندی‌ها و سوء مدیریت همگی می‌توانند به تاخیر و افزایش هزینه‌ها دامن بزنند. علاوه بر این، ابرپروژه‌ها اغلب دارای ذی‌نفعان متعدد با علایق متفاوت هستند- این می‌تواند به اختلاف نظر و تاخیر در تصمیم‌گیری بینجامد. اکنون، ممکن است فکر کنید، «اما من یک مقام دولتی یا مدیر اجرایی شرکتی نیستم، بنابراین این در مورد من صدق نمی‌کند». اما این جایی است که شما اشتباه می‌کنید. حتی پروژههای کوچک، مانند نوسازی حمام، مستعد هزینه‌های بیش از حد و تاخیر در زمان هستند. چرا؟ زیرا تقریباً هر کاری که این روزها انجام می‌دهیم در سیستم‌های پیچیده تعبیه شده است. از تولید و توزیع انرژی گرفته تا گسترش ویروس‌ها، همه ما بخشی از سیستم‌های پیچیده‌ای هستیم که مستعد ابتلا به اختلال و تاخیر هستند. به عنوان مثال، زوجی را در نظر بگیرید که پس از خرید یک خانه فرسوده، یک سازنده را برای برآورد هزینه بازسازی کامل استخدام می‌کنند. سازنده به آنها برنامه‌ای با هزینه 260 هزار دلار برای بازسازی کامل ساختمان ارائه می‌دهد، اما 18 ماه بعد، این زوج 3 /1 میلیون دلار هزینه کرده‌اند و پروژه هنوز تمام نشده است. این نوعی هزینه بیش از حد است که اگرچه تصور می‌کنیم استثناست اما تجربه و البته داده‌های آماری نشان می‌دهد بسیار بیشتر از آنچه فکر می‌کنیم رخ می‌دهد. این در حالی است که اگر پروژه تعریف‌شده دولتی یا متعلق به شرکتی بزرگ باشد احتمال دارد که بتوان انتظار داشت شرکت‌ها و دولت‌های بزرگ بتوانند پول بیشتری قرض کنند یا مالیات‌ها را افزایش دهند تا این مازاد بر هزینه‌ها تامین شود. اما در مورد پروژههای شخصی مانند بازسازی خانه مسکونی اکثر ما چنین امکانی را نداریم. اگر یک کسب‌وکار کوچک یا فردی در این وضعیت گرفتار شود، می‌توان گفت کل پروژه و در نتیجه هر هزینه‌ای را که تا به حال انجام داده از دست خواهد داد. به همین دلیل مهم است که این خطرات را بدون توجه به اندازه پروژه جدی بگیرید.
چرا پروژه‌ها تمام نمی‌شوند؟
موضوع مهم دیگری که نویسندگان بر آن تاکید می‌کنند و اعتقاد دارند می‌تواند ریسک بالا را کاهش دهد، اجتناب از مغالطه تعهد یا به عبارت دیگر پایان دادن بهنگام به پروژه‌ای است که پس از شروع و صرف منابع متوجه می‌شویم قابلیت یا صرفه اجرایی ندارد. آیا تا به حال متوجه شده‌اید سعی می‌کنید به پروژه‌ای پایبند باشید که به نتیجه نمی‌رسد، صرفاً به این دلیل که قبلاً زمان، تلاش یا پول زیادی برای آن سرمایه‌گذاری کرده‌اید؟ اگر چنین است، ممکن است قربانی «اشتباه تعهد» باشید. اشتباه تعهد به تمایل به ادامه سرمایه‌گذاری در یک پروژه یا تصمیم شکست‌خورده اشاره دارد، صرفاً به این دلیل که ما قبلاً هزینه‌های زیادی برای آن انجام داده‌ایم. این اشتباهی رایج است که سیاستگذاران و مدیران پروژه انجام می‌دهند. بسیاری از مدیران پروژه فکر می‌کنند با تعهد به یک اقدام خاص، می‌توانند بر هر مانعی که بر سر راهشان قرار می‌گیرد غلبه کنند. متاسفانه، این طرز تفکر اغلب به نتایج فاجعه‌باری منجر می‌شود.
یکی از نمونه‌های این طرز تفکر پروژه راه‌آهن سریع کالیفرنیاست. در سال 2008، رای‌دهندگان یک پروژه 9 میلیارددلاری را برای تامین بودجه ساخت خط آهن سریع‌السیر بین سانفرانسیسکو و لس‌آنجلس تصویب کردند. انتظار می‌رفت این پروژه 33 میلیارد دلار هزینه داشته باشد و تا سال 2020 تکمیل شود. با این حال، تا سال 2019، این پروژه تنها 20 درصد تکمیل شد، اما این موضوع باعث عقب‌نشینی مجریان و دولت نشد، بلکه پروژه را تا سال 2033 تمدید کردند و بودجه را نیز تا 80 میلیارد دلار افزایش دادند. احتمالاً اگر با تصمیم‌گیرندگان این موضوع صحبت کنید هزینه بالای صرف‌شده؛ چه از نظر مالی و چه زمانی برای این پروژه را یکی از مولفه‌های اساسی برای ادامه کار می‌دانند.
از پاسخ به سوال
نکته کلیدی بعدی به نظر نویسندگان مهندسی معکوس است. مهندسی معکوس به علمی گفته می‌شود که از پاسخ به سوال می‌رسند و در واقع فرآیند کشف اصول تکنولوژیکی یک دستگاه، شیء یا یک سیستم است که از طریق تجزیه‌وتحلیل ساختار و عملکرد آن حاصل می‌شود. به نظر فلیوبیرگ و گاردنر به ویژه در مورد پروژههای بزرگ، مهندسی معکوس راهی برای ترسیم درست مراحل لازم برای رسیدن به هدف است. در مورد پروژههای جسورانه بزرگ، دانستن اینکه از کجا شروع کنید و چگونه به هدف برسید ممکن است دشوار باشد. خوشبختانه، صرف‌نظر از مقیاس پروژه می‌توان از روش مهندسی معکوس برای ترسیم مراحل رسیدن به هدف استفاده کرد و در نتیجه تخمین درستی از هزینه و زمان واقعی برای اتمام پروژه به دست آورد که به تصمیم نهایی برای اجرا یا عدم اجرا کمک کند.
آهسته حرکت و سریع عمل کنید
راهکار مهم دیگری که می‌تواند امکان اجرای موفقیت‌آمیز پروژههای بزرگ را افزایش دهد تقسیم کردن یک پروژه بزرگ به تعدادی پروژههای کوچک‌تر است. شما یک پروژه بزرگ را به قطعات کوچک‌تر و قابل کنترل‌تر تقسیم می‌کنید که نظارت و انجام آن راحت‌تر است و پس از انجام، دوباره این قطعات را مانند یک پازل در کنار هم قرار می‌دهید تا به هدف اولیه که پروژه بزرگ‌تر است دست پیدا کنید؛ درست همانند رفتاری که برای ساخت یک لگو می‌کنید. خطای برآورد با کوچک‌تر شدن مقیاس پروژه کاهش می‌یابد، در نتیجه خطای تخمین هزینه یا مدت زمان پروژه بزرگ و اصلی را هم کاهش می‌دهد و احتمال موفقیت انجام آن طبق زمان‌بندی را تا حد بسیار زیادی افزایش می‌دهد.
«چطور کارهای بزرگ انجام می‌شود» تنها یک کتاب در مورد مدیریت پروژه نیست. این کتاب یک کاوش عمیق در پیچیدگی‌ها، چالش‌ها و جنبه‌های انسانی اجرای پروژههای بزرگ است. بیش از هر چیز، می‌تواند به عنوان یک الگوی ذهنی سطح بالا برای فکر کردن و برنامه‌ریزی یک پروژه بزرگ در نظر گرفته شود. قطعاً هر کسی که به مدیریت پروژه و اقتصاد پروژه علاقه دارد باید این کتاب را بخواند. در عین حال، کتاب خشک یا بیش از حد علمی نیست. رویکرد روایی که نویسنده انتخاب کرده، با داستان‌ها و داستان‌های هشداردهنده، کتاب را جذاب، خواندنی و لذت‌بخش می‌کند. نویسنده پروژههای مشابهی را با نتایج کاملاً متضاد ارائه می‌کند که نشان می‌دهد نحوه اجرا و برنامه‌ریزی مناسب، مدیریت ریسک و سیاست‌های ناوبری می‌تواند چه نقش بزرگ و مهمی در نتیجه داشته باشد. اگر یک پیام در این کتاب وجود داشته باشد این است که «به آهستگی برنامه‌ریزی کنید، سریع عمل کنید». نویسندگان بر این واقعیت تاکید می‌کنند که برنامه‌ریزی بسیار مقرون به‌صرفه‌تر از هزینه اجراست. «چگونه کارهای بزرگ انجام می‌شوند» راهنمای نهایی برای هر کسی است که به مدیریت پروژه و اقتصاد پروژه علاقه دارد و موضوع را برای همه قابل دسترس می‌کند. این کتاب توصیه‌های عملی را بر اساس داده‌های تجربی و تجربه دنیای واقعی ارائه می‌دهد. خواندن این کتاب به همه کسانی که در مدیریت پروژه دست دارند یا علاقه‌مند به دستیابی به موفقیت در تلاش‌های بزرگ‌مقیاس هستند توصیه می‌شود.
